Cómo Funciona el Sistema de Retención en la Fuente
Explicación General del Funcionamiento
Section titled “Explicación General del Funcionamiento”El sistema de retención en la fuente funciona como un calculador automático que determina cuánto dinero debe retenerse del salario de un empleado para cumplir con las obligaciones tributarias colombianas. Es como tener un contador digital que sigue las reglas exactas de la DIAN.
El Proceso Paso a Paso
Section titled “El Proceso Paso a Paso”1. Recolección de Información
Section titled “1. Recolección de Información”Cuando se procesa una nómina, el sistema primero recopila todos los datos necesarios :
- Los pagos que ha recibido el empleado en el mes
- Los descuentos de seguridad social
- Las deducciones especiales (como intereses de vivienda)
- Las rentas exentas (como medicina prepagada)
- El valor actual de la UVT (Unidad de Valor Tributario)
2. Clasificación de Ingresos
Section titled “2. Clasificación de Ingresos”El sistema separa los ingresos en categorías :
- Pagos gravables : Salario básico, horas extras, comisiones
- Pagos no gravables : Auxilio de transporte (hasta el límite legal)
- Rentas exentas : Medicina prepagada, intereses de vivienda
- Deducciones : Aportes a fondos de pensión, AFC
3. Cálculo de la Base Gravable
Section titled “3. Cálculo de la Base Gravable”Aquí es donde ocurre la “magia matemática” :
Paso A: Suma todos los pagos del mes
Paso B: Resta los pagos no constitutivos de renta
Paso C: Resta las deducciones (con sus límites legales)
Paso D: Resta las rentas exentas (con sus límites)
Paso E: Aplica la renta exenta del 25% (máximo 790 UVTs anuales)
Paso F: Aplica el límite del 40% de los ingresos (máximo 1340 UVTs anuales)
El resultado es la “base gravable” - el dinero sobre el cual se calcula la retención.
4. Aplicación de la Tabla de Retención
Section titled “4. Aplicación de la Tabla de Retención”El sistema consulta la tabla del artículo 383 de la normativa tributaria:
- Si la base gravable está entre 0-150 UVTs → No hay retención
- Si está entre 150-360 UVTs → Retiene 19% + 10 UVTs adicionales
- Si está entre 360-640 UVTs → Retiene 28% + 69 UVTs adicionales
- Y así sucesivamente…
5. Dos Procedimientos Diferentes
Section titled “5. Dos Procedimientos Diferentes”Procedimiento 1 (Automático):
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El sistema usa la tabla oficial de retención
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Es el método estándar para la mayoría de empleados
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Se basa en los rangos de UVTs Procedimiento 2 (Porcentaje Fijo):
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El empleado puede solicitar un porcentaje específico
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Útil cuando el empleado tiene otras rentas o quiere ajustar su retención
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Se aplica directamente sobre la base gravable
Ejemplo Práctico
Section titled “Ejemplo Práctico”Imagina que Juan gana $3,000,000 al mes:
- Ingresos totales : $3,000,000
- Menos auxilio de transporte no gravable : -$140,606
- Menos aportes pensión : -$120,000
- Menos medicina prepagada : -$200,000
- Base inicial : $2,539,394
- Menos renta exenta 25% : -$634,849
- Base gravable final : $1,904,545
Si la UVT vale $47,065, la base en UVTs es: 40.5 UVTs
Como está en el rango 0-150 UVTs, no hay retención .
La Inteligencia del Sistema
Section titled “La Inteligencia del Sistema”Acumulación Mensual
Section titled “Acumulación Mensual”El sistema “recuerda” lo que ha pasado en el mes:
- Si es la segunda quincena, suma lo de la primera
- Evita duplicar retenciones
- Mantiene un control acumulado
Validación de Límites
Section titled “Validación de Límites”Cada deducción tiene límites inteligentes :
- Medicina prepagada: Máximo 16 UVTs mensuales
- Intereses vivienda: Máximo 100 UVTs anuales
- AFC: Máximo 2,500 UVTs anuales
Cálculo Proporcional
Section titled “Cálculo Proporcional”Si un empleado entra a mitad de mes, el sistema calcula proporcionalmente todos los límites y valores.
Lo Que Hace Especial Este Sistema
Section titled “Lo Que Hace Especial Este Sistema”Automatización Total
Section titled “Automatización Total”- No requiere cálculos manuales
- Se actualiza automáticamente con los cambios normativos
- Reduce errores humanos
Flexibilidad
Section titled “Flexibilidad”- Permite configuraciones específicas por empleado
- Maneja casos especiales (procedimiento 2)
- Adapta límites según la normativa vigente
Trazabilidad
Section titled “Trazabilidad”- Cada cálculo queda registrado
- Se puede auditar paso a paso
- Genera reportes detallados
En Resumen
Section titled “En Resumen”El sistema funciona como un “robot contador” que:
- Recopila todos los datos del empleado
- Clasifica cada tipo de ingreso según la ley
- Calcula la base gravable aplicando todas las deducciones
- Consulta la tabla oficial de retención
- Determina el monto exacto a retener
- Registra todo el proceso para auditorías